PrivacyStatement

BELEID INZAKE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS (PRIVACY VERKLARING)

Versie 24.05.2018

Keuringsbureau Motorvoertuigen (KM) is door de bevoegde overheid erkend voor de uitvoering van de technische keuring en de organisatie van de rijbewijsexamens. KM hecht veel belang aan de bescherming van alle persoonlijke gegevens van al haar klanten, leveranciers, medewerkers, sollicitanten en andere stakeholders. Wij behandelen alle aan ons verstrekte persoonsgegevens met grote zorgvuldigheid conform de Europese regelgeving met betrekking tot General Data Protection Regulation (GDPR, verordening EU 2016/679) en de Belgische privacywetgeving.

In dit document vindt u toelichting omtrent het algemene beleid van KM op het vlak van gegevensbeheer en verwerking conform de van toepassing zijnde wetgeving. Het verzamelen, verwerken en beschermen van uw persoonsgegevens wordt binnen de onderneming KM ernstig genomen en wordt als volgt toegepast:
- persoonsgegevens worden op een doelgerichte en correcte manier verwerkt
- alle redelijke maatregelen worden genomen om uw persoonsgegevens te beschermen
- er wordt op een transparante wijze omgegaan met de aard van de persoonsgegevens die we verzamelen en wat we ermee doen.
- indien u hierover informatie wenst of vragen heeft, kan u ons contacteren

Verwerkingsverantwoordelijke

Keuringsbureau Motorvoertuigen nv, met zetel Zandvoordestraat 442 A, 8400 Oostende is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgebonden gegevens in de verschillende processen en systemen die van toepassing zijn binnen KM. Voor specifieke vragen rond persoonsgegevens en de verwerking ervan kan u steeds contact opnemen via e-mail op GDPR@km.be of per post een brief sturen naar Keuringsbureau Motorvoertuigen, Zandvoordestraat 442 A, 8400 Oostende ter attentie van de Privacy Officer.

Activiteiten van KM

Keuringsbureau Motorvoertuigen verzamelt persoonsgegevens in het kader van de opdrachten haar toegewezen door de bevoegde overheden. Volgende activiteiten behoren tot de opdrachten van KM:
- uitvoeren van keuringsactiviteiten van motorvoertuigen en hun aanhangwagens
- het organiseren en de afname van de examens tot het behalen van het rijbewijs
- activiteiten met betrekking tot de ondersteuning en supervisie van de bovenstaande opdrachten.

Welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt

Keuringsbureau Motorvoertuigen verzamelt en verwerkt persoonsgegevens wanneer u ons deze schriftelijk, telefonisch of in een persoonlijk contact meedeelt of overmaakt (brief, e-mail, website, telefoon, contract, afspraak, contactformulier,…) of die wij verkrijgen in het kader van een wettelijk omschreven opdracht.
Volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen door ons verzameld en verwerkt worden, afhankelijk van de aard van het contact dat wij met u hebben:
- naam en voornaam
- adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres
- voertuiggegevens (waaronder kentekenplaat en chassisnummer,…)
- gegevens met betrekking tot rijbewijsexamens en het (voorlopig) rijbewijs
- rijksregisternummer
- geboortedatum, taal en geslacht (specifiek voor de rijbewijsactiviteiten).

Indien u schriftelijk reageert op een vacature bij KM kunnen bovendien volgende gegevens verzameld en verwerkt worden die u ons ter beschikking stelt:
- diploma’s
- attest van goed gedrag en zeden.

KM beschikt over websites om u te informeren over onze diensten en events en voor het maken van afspraken. Op deze websites worden cookies en vergelijkbare technologieën (gezamenlijk “cookies” genoemd) gebruikt. Cookies zijn kleine informatiebestanden die op uw computer of toestel worden opgeslagen wanneer u onze website(s) bezoekt. Onze website(s) maken gebruik van verschillende soorten cookies.

Een cookie is een tekstbestandje dat door de server van een website in de browser van uw computer of op uw mobiel apparaat geplaatst wordt wanneer u de website raadpleegt. De cookie bevat een unieke code die toelaat om uw browser te herkennen gedurende het bezoek aan de website (een zogenaamde 'session' cookie) of bij latere, herhaalde bezoeken (een zogenaamde 'permanente' cookie). Cookies kunnen geplaatst worden door de server van de website die u bezoekt of door partners waarmee deze website samenwerkt. De server van een website kan alleen de cookies lezen die hij zelf geplaatst heeft, hij heeft geen toegang tot andere informatie die zich op je computer of mobiel apparaat bevindt. Cookies worden op uw computer of uw mobiel apparaat gestockeerd in de folder van uw browser. De inhoud van een cookie bestaat meestal uit de naam van de server die de cookie geplaatst heeft, een vervaldatum en een unieke cijfercode.

Cookies maken de interactie tussen de bezoeker en de website over het algemeen gemakkelijker en sneller en helpen de bezoeker om te navigeren tussen de verschillende onderdelen van een website. Cookies kunnen ook gebruikt worden om de inhoud van een website of de publiciteit op een website relevanter te maken voor de bezoeker en aan te passen aan zijn persoonlijke smaak en behoeften.

Er zijn cookies die nodig zijn om onze website(s) correct te laten werken, cookies om uw surfcomfort te verhogen zodat u bijv. niet herhaaldelijk dezelfde informatie ontvangt of moet invoeren, cookies die bepaalde informatie over u registreren voor statistische doeleinden of om u, op basis van de getoonde interesse op onze website(s), relevante aanbiedingen te doen, eventueel ook buiten onze website(s), en cookies van derden voor de inhoud en de werking van onze website(s) te verbeteren (o.a. Google Analytics).

U kunt uw browser zo instellen dat deze geen cookies accepteert. Uitleg over het aanpassen van de cookie-instellingen vindt u onder Help of Tools in uw browsers. De meeste websites werken niet optimaal als u besluit cookies uit te schakelen. Onze policy met betrekking tot cookies vindt u ook terug op onze website via de link: https://www.km.be/cookie-policy.

Wanneer u op onze website surft, volgen wij uw surfgedrag voor analytische doeleinden, voor het optimaliseren van uw surfgemak en voor marketing doeleinden. Indien u niet wil dat deze gegevens gebruikt worden voor marketing doeleinden kan u melden (zie hieronder rubriek “rechten van de betrokkene”).

Hoelang worden uw gegevens bijgehouden

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk of wettelijk voorgeschreven.

Overdracht aan derde partijen

Behoudens de wettelijke verplichtingen of voor overheidsinstanties die recht hebben om uw gegevens te ontvangen of op te vragen, verkopen of verhuren wij geenszins uw gegevens aan personen of ondernemingen die geen deel uitmaken van KM nv. Indien we gebruik maken van een externe verwerker, zullen we er altijd op toezien dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. Verwerkers zullen op eigen initiatief uw persoonsgegevens niet mogen gebruiken.

Hoe beveiligen wij uw gegevens

Wij voorzien de nodige fysische, technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen. De nodige processen en procedures zijn aanwezig om dit beleid optimaal uit te voeren en te volgen.

Uw rechten m.b.t. persoonsgegevens

Als betrokkene heeft u verschillende rechten, deze zijn opgesomd in de GDPR.

Eenieder heeft recht op inzage, ondervraging en aanpassingen, waardoor hij, indien nodig, de persoonsgegevens die onjuist, onvolledig, verouderd zijn of waarvan de onnauwkeurige, onvolledige of inzameling, gebruik of instandhouding niet strikt noodzakelijk is voor de uitoefening van de opdracht van KM, kan aanpassen, aanvullen, updaten of wissen. Elke persoon kan dit recht uitoefenen door een e-mail te sturen naar GDPR@km.be of per post een brief te sturen naar Keuringsbureau Motorvoertuigen, Zandvoordestraat 442 A, 8400 Oostende ter attentie van de Privacy Officer.

Dit verzoek dient steeds vergezeld te zijn van een kopie van uw identiteitskaart teneinde te verhinderen dat uw gegevens verkeerdelijk zouden worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft. Deze rechten kunnen kosteloos uitgeoefend worden.

Alle voorschriften zoals opgelegd door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL) worden door KM nv gevolgd. Als u het niet eens bent met de manier waarop KM nv uw gegevens verwerkt, kan u contact opnemen met de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel+32 (0)2 274 48 00 - Fax +32 (0)2 274 48 35 - commission@privacycommission.be - https://www.privacycommission.be/nl/contact